Een AVG conform verwerkingsregister is een document of een systeem waarin een onderneming en organisatie verwerkingsgegevens van persoonsgegevens bijhoudt die zij verwerkt.

Dit is een belangrijk onderdeel van de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de Europese Unie, die ondernemingen en organisaties verplicht om een gedetailleerde administratie bij te houden van de verwerking van persoonsgegevens.

In een verwerkingsregister moeten de volgende informatie worden opgenomen houden:

Contactgegevens:
De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (uw onderneming of organisatie) en, indien van toepassing, de functionaris voor gegevensbescherming.

Doel van de gegevensverwerking:
Een beschrijving van het doel of de doelen waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.

Categorieën van betrokkenen:
De categorieën personen wiens gegevens worden verwerkt, zoals klanten, werknemers, leveranciers, etc.

Categorieën van persoonsgegevens:
De soorten persoonlijke informatie die worden verwerkt, zoals namen, adressen, telefoonnummers, financiële gegevens, etc.

Ontvangers van persoonsgegevens:
Een lijst van derden of andere organisaties waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.

Gegevensoverdrachten buiten de EU:
Als er persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden doorgegeven, moet dit worden vermeld, samen met informatie over de gebruikte waarborgen.

Bewaartermijnen:
De periode gedurende welke de persoonsgegevens worden bewaard.

Beveiligingsmaatregelen:
Een beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen die zijn genomen om de persoonsgegevens te beschermen.

Datalekken:
Informatie over eventuele datalekken die hebben plaatsgevonden en de genomen maatregelen om deze te corrigeren.

Data Protection Impact Assessments (DPIA):
Als er DPIA’s zijn uitgevoerd, moeten deze worden gedocumenteerd.

 

Samenvatting

Het is belangrijk om het verwerkingsregister actueel te houden en ervoor te zorgen dat het gemakkelijk toegankelijk is voor relevante autoriteiten en personen binnen uw organisatie die verantwoordelijk zijn voor gegevensbescherming. Het hebben van een goed bijgehouden verwerkingsregister is een belangrijke stap in het voldoen aan de vereisten van gegevensbescherming onder de AVG en het waarborgen van de privacy van betrokkenen.