AVG-compliance in het toerisme-, recreatie- en horecasector

Voor verantwoordelijken van ondernemingen in de toerisme-, recreatie- en horecasector is AVG-compliance (Algemene Verordening Gegevensbescherming) van essentieel belang, omdat deze sector vaak aanzienlijke hoeveelheden persoonlijke gegevens van klanten, gasten en bezoekers verzamelt, verwerkt en bewaart.

Hier zijn enkele belangrijke stappen en overwegingen om AVG-compliance te waarborgen in deze sector:

Data-inventarisatie:
Identificeer en documenteer welke persoonlijke gegevens uw onderneming verzamelt, waar ze worden bewaard en hoe ze worden verwerkt. Dit omvat onder andere gegevens van hotelgasten, restaurantbezoekers, leveranciers, werknemers en tijdelijke werknemers.

Privacybeleid en privacyverklaring:
Stel een duidelijk privacybeleid op en publiceer dit op uw website en/of deel dit met uw gasten, leveranciers en werknemers. Zorg ervoor dat uw privacyverklaring begrijpelijk is en informatie bevat over hoe persoonlijke gegevens worden verzameld, gebruikt en gedeeld.

Toestemming:
Verzeker u ervan dat u geldige toestemming verkrijgt van betrokkenen voordat u hun persoonlijke gegevens verwerkt. De toestemming moet vrijwillig, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn. De toestemming moet ook herroepbaar voor de toekomst zijn.

Rechten van betrokkenen:
Zorg ervoor dat u de rechten van betrokkenen respecteert, zoals het recht op inzage, correctie, verwijdering en gegevenstransportabiliteit. U moet ook een procedure en documentatie hebben om deze verzoeken te verwerken.

Beveiliging van gegevens:
Implementeer passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, datalekken en andere beveiligingsincidenten. Bijvoorbeeld, zorg voor versleuteling van gegevens en beveiliging van IT-systemen.

Datalekken melden:
Stel procedures in voor het melden van datalekken aan de relevante toezichthoudende autoriteit en, in sommige gevallen, aan de betrokkenen. De verantwoordelijke van de onderneming moet binnen 72 uur na ontdekking het datalek (databreach) aan de Autoriteit Persoonsgegevens en in bijzondere gevallen aan de betrokkenen gemeld hebben.

Gegevensverwerkers:
Als u gebruik maakt van derde partijen of gegevensverwerkers, zorg er dan voor dat er duidelijke overeenkomsten zijn om de privacy van gegevens te waarborgen. De verwerkers moeten minimaal dezelfde technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen kunnen garanderen als die voor de uw onderneming benodigd worden. Dit betreft dus ook de inzet van een functionaris voor gegevensbescherming (FG)

Bovendien moet de verantwoordelijke zorgen voor

Training en bewustzijn:
Zorg ervoor dat uw medewerkers begrijpen wat de AVG inhoudt en hoe ze de privacyprincipes moeten naleven. Training en bewustwording zijn essentieel, vooral in de toerisme-, recreatie- en horecasector, met veel personeelsverloop.

Privacy by Design:
Integreer privacyoverwegingen vanaf het begin in diensten en faciliteiten, bijvoorbeeld bij de implementatie van reserveringssystemen of klantregistraties. Deze systemen moeten regelmatig gecontroleerd worden of zij nog voldoen aan de beschikbaar gestelde update en vereisten.

Toezichthoudende autoriteit:
Identificeer de relevante toezichthoudende autoriteit in uw jurisdictie en houd rekening met hun richtlijnen en vereisten. In Nederland is dit de “Autoriteit Persoonsgegevens” (AP).

 

Internationale gegevensoverdracht:

Een vaak vorkomend item in het tourisme is de overdracht van persoonsgegevens  naar landen buiten de EU/EER.
Als persoonlijke gegevens worden overgedragen buiten de Europese Unie/EER, zorg dan voor passende juridische waarborgen, zoals modelcontractbepalingen of bindende bedrijfsvoorschriften. Dit te realiseren vergt vaak bijzondere aandacht en is niet altijd eenvoudig.

Samengevat

Het waarborgen van AVG-compliance in de toerisme-, recreatie- en horecasector is essentieel om de privacy van gasten en klanten te beschermen, vertrouwen op te bouwen en juridische problemen te voorkomen. Het kan ook bijdragen aan een positieve merk- en ondernemingsreputatie en het verminderen van risico’s op boetes en schadeclaims.

Net als in andere sectoren is AVG-compliance een doorlopend proces dat periodieke evaluatie en aanpassing vereist om te blijven voldoen aan de meest recente wet- en regelgeving. Het kan verstandig zijn om juridisch advies in te winnen om ervoor te zorgen dat uw ondernemingen volledig voldoet aan de AVG en andere relevante wetten in uw rechtsgebied.